В Министерстве сельского хозяйства республики Дагестан внедрен Электронный документооборот.

В целях реализации принципов электронного-правительства в Республике Дагестан в Министерстве сельского хозяйства РД внедрена система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД). Целью СЭДД является повышение эффективности и прозрачности государственного управления и совершенствование взаимодействия органов исполнительной власти РД за счет создания единого информационного пространства.

 На прошедшем в министерстве совещании была продемонстрирована рабочая версия Автоматизированной системы электронного документооборота и обсуждены вопросы дальнейшего развития проекта.

Управляющий делами министерства, Гасанбекова Загидат Зубаировна, отметила, что с появлением такой системы все внутренние процессы согласования и ознакомления с документами могут осуществляться в электронном виде, распечатываются только конечные документы - это существенно облегчает и ускоряет процесс работы, а возможность оперативного контроля исполнения поручений в электронном виде снижает нагрузку на управление делами и повышает качество работы всего ведомства.

Использование СЭДД в государственном управлении позволит повысить уровень самоконтроля работников органов исполнительной власти путем создания прозрачной системы контроля исполнения поручений, повысить эффективность и оперативность взаимодействия между органами исполнительной власти в будущем. СЭДД становиться инструментом, с помощью которого работник органа исполнительной власти может быстро получить всю необходимую ему информацию, вести оперативную отчетность и совместную работу.

Руководитель проекта компании-разработчика Беволекс, Руслан Гаджиев, выразил благодарность всем участникам проекта за проявленную слаженность на пути решения множества проблем в ходе информатизации и автоматизации их ведомства. “Это первый подобный проект в Республике и нам пришлось столкнуться с множеством рисков связанных с отсутствием ведомственной ИТ-инфраструктуры, новизной области для сотрудников министерства, различными барьерами при обучении и внедрении практик внутриведомственного электронного взаимодействия, и наконец низкий бюджет проекта. Однако, данный “сложный объект” автоматизации был выбран не спроста: если мы совместными усилиями смогли покрыть многообразие рисков и достигнуть все-таки целей проекта, организация работы в остальных органах государственной власти нам будет по силам”, - сказал технический директор Компании Беволекс, Руслан Гаджиев.

В целях закрепления достигнутых результатов на совещании было решено утвердить новую инструкция по делопроизводству в Министерстве, в основу которой будет заложен приоритет электронного документооборота.

Система электронного документооборота в Минсельхозе РД:

• существенно повышает эффективность работы с документами в Министерстве, обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную работу сотрудников;
• улучшает контроль за состоянием документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов;
• обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций;
• позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и занятость времени как отдельных сотрудников, так и департаментов в целом;
• сокращает время, затрачиваемое на поиск документов;
• снижает затраты на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
• обеспечивает внедрение технологий обработки электронных документов (в виде текстовых и графических форматов «электронных образов»);
• создает сводный каталог электронной библиотеки документов Минсельхоза РД.

Так же в системе реализована возможность использования электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении документов, что планируется использовать в будущем. В Министерстве развернут макет удостоверяющего центра, необходимый для использования электронной цифровой подписи.

История проекта

Министерство сельского хозяйства было выбрано еще в 2009 году в качестве пилотного ведомства для реализации целого ряда ИТ-проектов, начиная с полной разработки ИТ-инфраструктуры министерства: локальная сеть, сервера, создание ведомственного ЦОД (центра обработки данных), подключение к высоко-скоростному каналу интернет); заканчивая внедрением специализированного программного обеспечения: для организации и ведения электронного документооборота в министерстве. В этом же году был подписан ряд договоров с дагестанскими ИТ-компаниями: ЗАО “Электросвязь”, обеспечившей подключение ведомства к оптоволоконным каналам связи, включая Интернет, и компанией Беволекс, проводившей развертывание ИТ-инфраструктуры и внедрение программных решений.

Первый этап работы по внедрению электронного документооборота был запущен в прошлом году. Во время опытной эксплуатации системы, сотрудники министерства ознакомились с концепциями работы с электронными документами, начали обучение, провели через систему сотни документов и поручений. На данный момент в действие введены 2 десятка рабочих мест, включая рабочие места министра, всех заместителей и начальников управлений с их секретариатами, а так же канцелярия и управление делами министерства.

Перспективы

Заключительный этап работ, планируемый в этом году, позволит завершить обучение всех сотрудников министерства работе с электронными документами, а так же ввести в систему электронного документооборота оставшиеся рабочие места. В настоящее время выделяются следующие приоритетные направления развития СЭДД:

• увеличение количества рабочих мест и переход на внутренний электронный внутренний документооборот в органах исполнительной власти Республики Дагестан, а также включение в процесс взаимодействия администраций муниципальных районов;
• снижение стоимости владения программным обеспечением;
• расширение функциональности информационных систем, входящих в состав СЭДД;
• автоматизация дополнительных процессов органов исполнительной власти;
• развитие нормативной правовой базы, создание системы юридически значимого электронного документооборота.

В планах — дальнейшее расширение круга сотрудников, которые работают с системой. Кроме того, планируется увеличение объема сканируемых документов, для чего закупается специальная техника.

В заключении

Только при должной организации совместной работы чиновников и ИТ-специалистов при непосредственном участии руководства становиться возможным достижение целей ИТ-проекта на деле.

Полученный опыт по переводу Министерства сельского хозяйства РД на внутренний электронный документооборот позволяет более эффективно организовать переход на электронный документооборот в других органах исполнительной власти республики. Очень важными факторами успеха данного проекта являются локальное расположение компании-поставщика решений и услуг, знание ИТ-специалистами специфики работы с дагестанскими государственными учреждениями.

Ссылки

Минсельхоз РД - www.mcxdag.ru
ЗАО “Электросвязь” - www.ellcom.ru
Компания Беволекс - www.bevolex.ru
http://www.riadagestan.ru/news/2010/07/22/100599/