«eDocLib:Документооборот» – новая система электронного документооборота и управления взаимодействием пользователей от компании ЭОС.

СЭД «eDocLib:Документооборот» – это web-решение от компании Беволекс, выполненное на базе универсальной ECM-платформы eDocLib компании ЭОС.

«eDocLib:Документооборот» входит в стандартную поставку eDocLib (как одна из возможных конфигураций).

Система «eDocLib:Документооборот» поддерживает полный цикл управления документами: создание проекта документа, коллективное обсуждение, регистрацию документа, маршрутизацию, контроль исполнения, поиск, создание отчетов, списание в дело и уничтожение. Система поддерживает как полностью электронный документооборот, так и может использоваться для поддержки бумажного документооборота.

СЭД «eDocLib:Документооборот» вобрала в себя уникальный опыт компании ЭОС по разработке систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и удовлетворяет всем современным требованиям в области управления документами.

«eDocLib:Документооборот» – это:

• поддержка бумажного и электронного документооборота;
• автоматизация всех этапов жизненного цикла документов;
• обеспечение возможности разнообразного контроля за документами на всех этапах жизненного цикла;
• простота установки и эксплуатации системы;
• низкая стоимость владения.

Ключевые особенности «eDocLib:Документооборот»:

• полноценный web-доступ ко всем данным и функциям, что позволяет работать с документами как в локальной сети организации, так и вне ее;
• высокая степень адаптации к специфике организации как при первичной настройке системы, так и в процессе эксплуатации;
• работа со стандартными делопроизводственными видами документов – входящими, исходящими, внутренними, обращениями граждан;
• возможность конструирования требуемых видов регистрационных карточек документов, справочников и изменения существующих видов документов;
• произвольная масштабируемость;
• работа в условиях территориально-распределенных организационных структур;
• автоматизация процессов работы с проектами поручений;
• форумы обсуждения документов;
• работа с задачами (Task Management);
• возможность хранения и обработки неструктурированной информации, в том числе multimedia;
• личные библиотеки документов;
• массовый ввод документов в систему;
• гибкая система прав на доступ к документам, справочникам и функциям системы;
• рабочие группы пользователей;
• механизмы делегирования полномочий по работе с документами, контролю и исполнению поручений и задач другим пользователям;
• возможность создания электронного архива документов.

«eDocLib:Документооборот» сочетает типовые возможности СЭД и ряд новых функций, существенно расширяющих возможности пользователей.

Конфигурация системы «eDocLib:Документооборот» способна удовлетворить потребности широкого круга потребителей в любых отраслях. Система может с успехом применяться в государственных, муниципальных организациях и на любых предприятиях. Важнейшей особенностью системы является возможность изменения существующих видов регистрационной информации и создания требуемых видов описания данных. Причем настроить систему с учетом правил документооборота своей организации потребитель может самостоятельно, без программирования!

«eDocLib:Документооборот» сочетает стандартные возможности СЭД и дополнительные функции, значительно расширяющие возможности пользователей по работе с документами.

Документы

• «eDocLib:Документооборот» позволяет работать с привычными делопроизводственными видами документов – входящими, исходящими, внутренними, обращениями граждан.
• Существующие виды документов могут быть при необходимости расширены. Например, внутри вида «Входящие» можно создать подвиды «Входящие из вышестоящих организаций» и «Письма партнеров».
• Для каждого вида документов задается свой порядок обработки и свои бизнес-процессы.
• К регистрационной карточке документа можно прикреплять любое количество файлов произвольных форматов, в том числе с электронным образом бумажного документа.

Версии документов

• «eDocLib:Документооборот» поддерживает версионность документов – т.е. одновременное хранение в базе данных системы нескольких версий одного документа с возможностью работы с ними.
• Для каждой версии автоматически запоминается дата ее создания, что позволяет легко отслеживать хронологию изменений документа.

Конструирование документов

• «eDocLib:Документооборот» позволяет создавать и хранить регистрационные карточки документов произвольного вида и сложности. РК могут включать реквизиты разных типов и наряду с единичными значениями – хранить табличные данные.
• Регистрационные карточки входящих в поставку «eDocLib:Документооборот» стандартных видов документов (исходящих, внутренних и т.д.) могут быть изменены, дополнены реквизитами, снабжены дополнительными шаблонами печати и т.п.

Работа с неструктурированной информацией и multimedia

• Для современного управления и жизнедеятельности организации возрастает значение разнообразной дополнительной информации, получаемой из различных источников, в том числе с сайтов Интернета, а также использование и хранение данных multimedia.
• Возможности «eDocLib:Документооборот» позволяют работать с разнообразной неструктурированной информацией, систематизируя ее с помощью рубрикатора и снабжая ее необходимыми комментариями, упрощающими дальнейший поиск.
• Специальный вид документов «multimedia» предназначен для хранения и просмотра в системе графических и видеофайлов.

Систематизация документов

• Для систематизации документов в «eDocLib:Документооборот» используется разделение документов на виды («Входящие», «Исходящие» и так далее);
• отнесение документов к рубрикам системного рубрикатора и организация ссылок между документами.
• Набор необходимых рубрик и видов ссылок могут изменяться непосредственно потребителем системы.

Пользователи системы

• Возможны как регистрация пользователей в системе, так и массовый автоматический ввод пользователей путем их импорта из Active Directory.
• Для каждого пользователя в «eDocLib:Документооборот» задается набор прав как на доступ к хранящимся в системе документам, использование отдельных справочников, так и к функциям системы (созданию РК документа, редактированию, удалению и так далее).
• Пользователи имеют возможность организовать в «eDocLib:Документооборот» свое личное пространство: создать систему личных папок, свои индивидуальные запросы, пометить как избранные необходимые рубрики системного рубрикатора, организовать индивидуальную систему оповещений и уведомлений.

Рабочие группы

Пользователи могут быть объединены в группы по общности выполняемых ими функций или принадлежности к одному структурному подразделению или одной проектной команде.

• Для группы, как и для единичного пользователя, задаются права. В результате права пользователя складываются из его индивидуальных прав и прав, которые полагаются ему как члену тех или иных групп.
• Вхождение пользователя в рабочую группу означает его подключение ко всем общим информационным ресурсам группы и доступным всем членам группы функциям.

Личные библиотеки документов

• Средствами «eDocLib:Документооборот» пользователь системы может создать личную библиотеку необходимых ему документов.
• Владелец личной библиотеки, по своему усмотрению, может давать права на чтение документов своей библиотеки другим пользователям.

Работа с РК документа

• «eDocLib:Документооборот» поддерживает стандартные действия над регистрационной карточкой документа: создание, редактирование, печать.
• Возможность выполнить то или иное действие регламентируется правами пользователя. Для каждого документа может быть определен свой список пользователей и их групп, имеющих доступ к нему, с указанием доступных действий.

Массовый ввод документов

• Поставляемая вместе с «eDocLib:Документооборот» утилита экспорта / импорта обеспечивает автоматическую регистрацию в системе документов из указанной пользовательской папки файловой системы.
  
  
• Настройки параметров импорта позволяют осуществить в автоматическом режиме заполнение наиболее важных реквизитов РК.
• Возможен массовый импорт документов из других систем – «eDocLib:Документооборот» поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата.

Жизненный цикл документа

Использование «eDocLib:Документооборот» позволяет полностью автоматизировать все этапы жизненного цикла документа:

• создание проекта документа;
• согласование проекта;
• подписание документа;
• исполнение документа или выданных по нему поручений;
• списание документа в дело;
• хранение документа;
• удаление списанного в дело документа, подлежащего уничтожению.

Работа с проектами документов

• Работа с проектом документа предполагает создание РК проекта, направление проекта на согласование (визирование), внесение исправлений в проект, направление на подписание (утверждение).
• Маршрутизация при направлении проекта на визирование и утверждение может быть как последовательной, так и параллельной. При этом автор проекта получает всю необходимую информацию: у кого именно находится сейчас проект, кто из пользователей и какие высказал замечания и предложения, кто и когда подписал.
• На основе согласованного и утвержденного проекта документа создается документ, в который копируются необходимые реквизиты проекта.

Форумы обсуждений

• Наряду с традиционным процессом согласования, как для проектов, так и для документов, может использоваться форум обсуждения, имеющий вид обычного интернет-форума, где пользователи могут высказать свое мнение или замечания, обсудить документ.
• В «eDocLib:Документооборот» предусмотрены механизмы автоматизации процесса исполнения документов. Например, создание исходящего документа на основе входящего, ответа на обращение гражданина и т.п.
• Для исполнения РК документа может быть отправлена определенному пользователю (или нескольким пользователям). При этом процесс исполнения может контролироваться.
• Также для исполнения документов в системе «eDocLib:Документооборот» можно использовать функцию работы с поручениями.

Исполнение поручений

• «eDocLib:Документооборот» автоматизирует стандартные делопроизводственные процессы выдачи поручений по документам, рассылки поручений исполнителям, контроля исполнения, создания исполнителями отчетов и пересылки их обратно автору поручения.
• В системе имеется возможность делегирования полномочий по работе с документами, контролю и исполнению поручений другим пользователям.
• Виды предлагаемых в «eDocLib:Документооборот» поручений, состав их полей и формы регистрационных карточек могут быть адаптированы к специфическим условиям и правилам документооборота конкретного потребителя. Он может без программирования изменить реквизитный состав поручения и его экранную форму и создать новые виды поручений.

Работа с задачами

• В «eDocLib:Документооборот» существует не связанный с документами самостоятельный вид поручения – задача, используемый для рассылки распоряжений, произвольной информации и т.д.
• Для задач, как и для обыкновенных поручений, предусмотрена возможность создания отчетов об исполнении и контроля исполнительской дисциплины.

Списание в дело, хранение и уничтожение документов

• «eDocLib:Документооборот» поддерживает ведение номенклатуры дел произвольной сложности и ее своевременное обновление.
• Списанные в дела документы продолжают быть доступны пользователям (при необходимости их права на работу с документом могут быть ограничены). Использование электронных документов, так и бумажных оригиналов (учет выдачи дел) протоколируется в системе.
• С помощью функции оповещения пользователь, ответственный за уничтожение документов, может извещаться об истечении сроков хранения документов. Соответствующие документы автоматически помещаются в указанную пользователем папку. Вместе с документами уничтожаются все относящиеся к ним поручения и отчеты.
• Сведения об удаленных документах заносятся в специальный протокол.

Поиск документов

• «eDocLib:Документооборот» предоставляет широкие возможности поиска как документов, так и поручений и отчетов.
• Пользователи могут применять как уже имеющиеся в системе поисковые запросы, так и самостоятельно создавать свои запросы, определяя, по каким реквизитам необходимо осуществлять поиск и как представлять полученные данные.
• Поддерживается полнотекстовый поиск по содержанию прикрепленных файлов; по всей регистрационной карточке; поиск документов в личных папках; поиск по рубрикам системного рубрикатора.

Оповещения и уведомления

• «eDocLib:Документооборот» предлагает простые механизмы организации индивидуальных оповещений и уведомлений. Оповещения и уведомления приходят пользователю на адрес его электронной почты, а соответствующая РК документа (поручения, отчета) помещается в указанную личную папку.
• Пользователи могут извещаться о появлении в системе новых документов; производимых другими пользователями действиях с документами; о наступлении или приближении сроков; об изменении статуса документа (поручения).

Безопасность

• Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в «eDocLib:Документооборот» гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации.
• В любой момент времени уполномоченный администратор системы может изменить доступ конкретного пользователя или группы пользователей к отдельному документу (поручению, отчету), выбранной совокупности документов (поручений, отчетов), справочнику или какой-либо функции.
• Пользователь системы так же может управлять доступом других пользователей к его документам, поручениям или отчетам.
• Все действия пользователей с документами, поручениями, отчетами фиксируются в протоколах. В том числе в случае делегирования полномочий по исполнению или контролю другим пользователям.
• На любом этапе работы с документами сведения о них (вместе с прикрепленными файлами, данными о поручениях и отчетах) могут быть выгружены из «eDocLib:Документооборот» для резервного хранения на внешних носителях.

Интеграция

• Полнофункциональный интерфейс прикладного программирования (API) позволяет существенно расширять функциональность и интегрировать «eDocLib:Документооборот» с другими используемыми в организации системами. «eDocLib:Документооборот» поддерживает выгрузку сведений о структуре имеющихся видов документов, XSD-схем любого вида документов, а также импорт и экспорт данных в формате XML-файлов.
• Входящая в поставку системы утилита экспорта / импорта обеспечивает передачу документов между «eDocLib:Документооборот» и другими системами. Одним из ее штатных режимов является загрузка в «eDocLib:Документооборот» документов из системы «ДЕЛО».
• Интеграция с генератором отчетов Crystal Reports позволяет получать разнообразные печатные формы регистрационных карточек документов (поручений, отчетов), списков документов, создавать произвольные отчеты.